Три ошибки в Excel-учёте

О чём эта статья

Я разработчик. Год назад я начала делать сервис аналитики для малого бизнеса — с этого момента постоянно вижу чужие Excel-таблицы: демо-выгрузки, шаблоны из открытого доступа, свои собственные учётные файлы, файлы знакомых.

Три ошибки повторяются у большинства. Все три делают одно и то же — завышают прибыль в отчёте. Владелец бизнеса смотрит на файл, видит цифру со знаком плюс и думает, что дела идут неплохо. По факту прибыли меньше, а иногда её нет совсем.

Ниже — эти три ошибки с примерами на цифрах. Проверить у себя можно за 20 минут и без внешних сервисов, прямо в своём файле.

Самая частая. Владелец бизнеса берёт цену, за которую купил товар у поставщика, и вычитает её из цены продажи. Разницу называет прибылью.

Пример. Магазин косметики закупает крем за 400 ₽, продаёт за 900 ₽. В таблице:

Смотрится хорошо. По факту в 500 ₽ ещё не вошли:

• Упаковка: коробка, ленточка, наклейка — 40 ₽ на позицию.
• Комиссия эквайринга или маркетплейса: 3–15% от продажи. На 900 ₽ = минимум 27 ₽.
• Логистика до покупателя (для интернет-магазинов): 60 ₽ на позицию.
• Возврат и его обработка: если возвращают 10% товара, каждая продажа несёт 10% от стоимости возврата в среднем.

Пересчитываем крем:

Прибыль упала с 500 ₽ до 333 ₽. Это минус 33% от того, что считалось. И это ещё без налога и без постоянных расходов.

Как исправить в Excel за 15 минут. Добавьте к таблице продаж пять колонок: «упаковка», «эквайринг», «доставка», «резерв под возвраты», «прочее переменное». Заведите три-четыре ставки (например, для эквайринга — 3%, для маркетплейса Ozon — 12%, для WB — 15%) и подставляйте их формулой. Реальная прибыль появится в последней колонке — и с ней уже можно работать.

Владелец смотрит на банковский счёт, видит остаток и говорит: «Прибыль в этом месяце — вот эта сумма». Это не прибыль. Это остаток на счёте.

Разница на пальцах. За октябрь на счёт поступило 500 000 ₽ выручки. С него ушло: 300 000 ₽ поставщикам, 40 000 ₽ аренда, 60 000 ₽ на личную карту. Остаток на конец месяца — 100 000 ₽. Владелец считает это «прибылью за октябрь».

По факту:

1. Часть выручки за октябрь ещё не пришла — маркетплейс держит 30 дней и перечислит только 20 ноября. Пусть это 150 000 ₽.
2. Часть закупки — на будущие продажи, эти 300 000 ₽ поставщикам частично — товар, который продастся в ноябре и декабре.
3. Налог УСН ещё не уплачен — он спишется в январе за 4-й квартал. Пусть это 50 000 ₽.
4. Страховые взносы идут отдельно — 57 390 ₽ в год, треть можно отнести на квартал (14 300 ₽).
5. Личные 60 000 ₽ — это ваша «зарплата», а не прибыль бизнеса.

Считаем нормально:

Или, наоборот, минусовая — если что-то из ожидаемых поступлений сорвётся. Дело не в том, что 100 000 ₽ на счёте это «мало». Дело в том, что это вообще не тот показатель. Остаток на счёте показывает, доживёте ли вы до следующей зарплаты сотрудникам. Прибыль показывает, растёте вы или проедаете капитал.

Как исправить в Excel. Заведите два разных отчёта:

• ДДС (движение денежных средств) — что реально пришло и ушло со счетов. Считает риск кассового разрыва.
• ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) — что заработано и потрачено по факту работы, независимо от того, когда пришли деньги. Считает прибыль.

Оба нужны, они не заменяют друг друга. Владельцы часто ведут только ДДС и называют его «финансами». Это половина картины.

Особенно частая ошибка у бизнеса с продуктом, который портится: кофейни, цветочные, пекарни, косметика, магазины продуктов.

Как выглядит обычно. Владелец в конце месяца видит: «Купил молока на 45 000 ₽, продал в напитках на 180 000 ₽». Считает маржу 75%.

По факту из 45 000 ₽ молока часть скисла и пошла в утиль. Пусть 15% — это 6 750 ₽. Реально в напитки ушло 38 250 ₽. Но если списание не выделено — оно остаётся в общей строке «молоко за месяц», и в отчёте маржа считается от 45 000 ₽, а не от 38 250 ₽.

Смотрится это так:

Без учёта порчи:

С учётом порчи отдельной строкой:

Валовая прибыль одна и та же — но во втором случае вы видите, что тратите 6 750 ₽ в месяц на списание. И можете принять решение: закупить меньше, чаще, с более коротким сроком годности; переработать капучино во что-то со сгущённым молоком; договориться с поставщиком о ежедневной поставке.

Пока порча растворена в общей себестоимости — эти 6 750 ₽ невидимы. За год — 81 000 ₽ на воздух.

Как исправить в Excel. В таблице закупок молока (или любого портящегося сырья) заведите вторую колонку — «списано». Заполняйте её раз в неделю, вычитайте из закупки при подсчёте себестоимости, а сами списания складывайте в отдельную строку в отчёте. Хотя бы приблизительно, «на глаз» — точность на 5% тут достаточна.

Три ошибки лечатся одинаково — отдельными колонками и отдельными строками. Не «прочее», не «на глаз», не «в среднем». Каждая утечка — отдельно.

Если у вас в Excel всё в одной большой таблице «доходы-расходы-прибыль» — начните с малого:

1. Разделите ДДС и ОПиУ — два разных листа.
2. В себестоимости — не одна колонка, а пять: закупка, упаковка, комиссии, доставка, порча/списание.
3. Личную зарплату выделите отдельной строкой в постоянных расходах, а не «сколько осталось».

После этих трёх шагов картина обычно резко меняется. У одного знакомого владельца магазина после разделения выяснилось, что бизнес работает не в плюс, а в минус — и он этого полгода не видел. Другая знакомая обнаружила, что списание съедает 8% выручки — и на следующий же месяц изменила систему закупок.

Сколько всё это стоит? Ноль. Формулы в Excel. Час-полтора работы на первичную разметку, потом раз в неделю по 10 минут на актуализацию.

Когда пора переходить с Excel на нормальную систему? Когда Excel-файл начинает жить своей жизнью: формулы ломаются, версии расходятся, обновление одной цифры требует править семь таблиц. Обычно это 3–4-й год работы или момент, когда у вас появляется второй сотрудник, который тоже вносит данные.

Можно ли всё это автоматизировать? Да, есть сервисы — от бесплатных до дорогих. Мой в том числе (business-sense-ai.ru — я разрабатываю сервис аналитики). Но перед выбором системы стоит сначала научиться считать это в Excel — так вы понимаете, что именно вам нужно, и вас не продадут функции, которыми вы не будете пользоваться.

Почему вообще эти ошибки возникают? Не потому что владельцы плохие. Просто Excel-таблица начинается с 3 колонок «дата — что — сколько», а потом жизнь усложняется быстрее, чем таблица. Никто не переделывает структуру на ходу.

Есть ли ещё типовые ошибки, кроме этих трёх? Есть. Ещё частые: не учитывать НДС отдельно от выручки при работе с юрлицами; не разделять постоянные и переменные расходы (без этого нельзя посчитать точку безубыточности); складывать в «выручку» возвраты. Но три, что выше, — самые распространённые и самые дорогие.

Проверьте у себя. Двадцать минут — и вы точно узнаете, преувеличиваете ли вы свою прибыль. Обычно да, и цифра неприятная. Но лучше знать её, чем не знать.