Большинство небольших мастерских по ремонту телефонов, ноутбуков и бытовой техники ведут заказы в тетради или таблице. Пока заказов десять в неделю, это работает. Когда их становится тридцать, начинаются потери: клиент звонит узнать статус, а приёмщик пять минут ищет запись, запчасть списали, но в заказ не внесли, зарплату мастерам считают вечером на калькуляторе.

Что должна уметь программа учёта

Минимальный набор, без которого переход не имеет смысла:

  • приём заказа за минуту с печатью квитанции: данные клиента, модель, IMEI или серийный номер, неисправность, комплектация и состояние устройства при сдаче;
  • статусы ремонта и сроки, чтобы сразу видеть просроченные заказы и технику, которую клиент не забирает;
  • склад запчастей с приходом, списанием в заказ и предупреждением о малом остатке;
  • касса: предоплаты, оплаты, возвраты и расходы;
  • расчёт зарплаты мастеров от выполненных работ;
  • отчёты по выручке и прибыли.

Почему многие боятся облачных программ

Главное возражение владельцев - зависимость от интернета: пропала связь, и работа встала. В мастерских в торговых центрах и подвалах это реальная проблема. Поэтому при выборе стоит проверить, что приём заказа работает без сети и данные отправляются на сервер, когда связь вернётся.

Второй вопрос - безопасность данных. Лучше, когда у каждой мастерской своя отдельная база, а не общая таблица на всех клиентов сервиса, и когда можно в любой момент выгрузить свои данные в файл.

Что считать дорогим

Многие сервисы берут плату за каждого сотрудника или за каждую точку. Для мастерской из пяти человек это превращается в заметную сумму каждый месяц. Сравнивайте не стоимость «от», а итог для вашего штата, и смотрите, нет ли ограничения на число заказов.

Как перейти без потерь

Не нужно переносить всё сразу. Практичный порядок такой: сначала заведите в программе только новые заказы, а старые доводите в тетради до выдачи. Через две недели в тетради не останется открытых заказов, и её можно убрать. Базу клиентов и остатки склада загружают из таблицы одним файлом.

Сначала запустите пробный период и проведите через программу реальные заказы: так видно, удобно ли приёмщику и мастеру, а не только владельцу.

РемЛог

Это облачная система учёта, которую я делаю для мастерских: приём заказов работает без интернета, у каждой мастерской своя база, цена одна на всю мастерскую без доплат за сотрудников, есть тариф для сетей с несколькими точками. Первые 30 дней бесплатно, демо с готовыми данными открывается без регистрации: remlog.ru